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2020年08月08日

「ノーミーツ時代のOJT」実践知の共有会を開催しました!

ラーンウェル代表の関根です。

2020年8月7日(金)13時〜15時「ノーミーツ時代のOJT」実践知の共有会を開催しました。

14名(+1名)の方々にご参加頂きました。どうもありがとうございました。

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参加者の皆さんから頂戴した実践知を共有します。


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13時、ラーンフォレスト林さんの進行でスタート。デジファは、チーム山王のKazumaとかなです。

13時15分「お悩み事」の共有を、立場が近い人(OJTを受ける側・OJTをする側・人事教育担当者)同士で行います。

事前にご記入下さった内容は、以下の通り(比企起業塾2期生の風間さんが、まとめてくださいました)

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「これ以外にもお悩み事があれば」ということで、意見交換して頂きました。

1.それ以外のお悩み事

・横でのコミュニケーションの取りづらさ
(メールで送るほどでない質問をどうしようか)
・縦とのコミュニケーションの取りずらさ
・上司との人間関係を構築できるのか
・新卒入社がフルリモートで、既存社員との関係性がつくれない、話しかけにくい、鬱々とした状態になっている。
・仕事の全体像が見えづらい、会社の価値観に触れられない(工場や現場に行けないとか)

コミットメントが感じられない
やりきる力をどうつけるか
フルリモートが原因なのかどうか、判断がつかない。
業種的に100%リモートは難しい。ワーキングチームを作って課題検討をしている
社員にオンラインOJTのやり方・コツを伝えたい。
新卒のOJT担当。週4出勤、週1リモートだが、リモート曜日が人によって異なる。新入社員が一人で在宅すると、レポート書いて1日が終わることが増えている。進捗も見えない。本当にそれでいいのだろうか?
メンタルヘルスを損なうケースも出ている。産業医面談から休職勧奨に至るなど。
実態を知ろうとアンケート・ヒアリングをとっている。
出社して会話ができるとやっぱりプラスにはたらくらしい

・外部実施からOJTの内製化進めていき、2時間サイズを3回分けて実施
・チャットコミュニケーション上の悩みがある。厳しく伝わる可能性あり
・コミュニケーション不足、質問しづらくなっている


・コミュニケーション不足
・さらに質問することが難しくなっている(タイミングなど難しい。遠慮もある)
・マイクロマネジメントと放置と両極ある

【企業・人事教育担当】
・相手の性格・タイプがわからない
・反応が見えない
(わかったというが、、、)
・悩んだときに質問を起こせるタイプだと反応を出すが、、、そうでな人は表に出さない
・(音声だけの場合がある)どう思っているのか読み取れない(特に複数いる場合)
・相手の状況、気持ちの状態が指導者側から訊きにに行かないとわからない。
・声がかけにくい(先輩社員の予定が埋まっている)
※人によってはteamsなどを常時接続にしている
・一人で他者と仕事打ち合わせすることのハードル高くなった

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13時40分〜、上記のお悩みに対する工夫等の「実践知」を共有します。

事前にご記入下さった内容は、以下の通り。

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「これ以外の実践知があれば」ということで、今度は違う立場同士で、意見交換してもらいます。

2.それ以外の実践知

【実践知】
リモートでよくなったこと:同行しやすくなった。時間が空いていれば営業同行頼みやすくなったのでは。部分的に参加してもらうことも可能になった。重要部分にのみ上司に同席してもらうなど。人を巻き込みやすくなった。
OJT新人間で経験学習の振り返りができるようになった。一週間などの単位で業務報告とは別に振り返り時間をとっている。無意識の振り返り時間をとれないので、時間をあえて作っている。

・同行の事前事後で疑問の解決や目的確認をしている。
・営業同行の議事録をフォーマットを決めてやっている。事実と感じたことを分ける。リモートだとやりやすい。
朝会を行っている。今日の予定共有など。残業前に夕会を行って、行動と情報共有をしている。残業の終わり予定時間なども共有している。終わりを決めているので、成果もあがているように思う。
新人が質問しづらい➡管理職がおちゃらけてチャットに打ちこむ。それによって若手がチャットを打ち込みやすくなる。

・オンラインリアル脱出ゲーム
・共通体験をつくる
・業務が違うもの同士のコミュニケーションがなくなり、何をやっているのかわからなくなる。全員が一同に会して語らう場をつくる。
・自分の目の前で起きている仕事以外に何があるか?を知る機会になる。
・ストレッチなどのアクティビティを全員で一緒にやる→一体感が得られる、気持ちがいい
・Spatial Chatを取り入れる(誰がどこにいるかがわかる)
・常時接続は「やってよかった」との声あり。監視じゃない、は言い続ける

・オンラインでのコミュニケーションガイドづくりをした(ex.原則カメラonで参加する)
・リモート環境のマネジメントガイドを配り始めている会社もあるらしい
・原稿化(言語化)する力が求められている
・teams等のツール利用のための研修を実施している(対幹部向け)
・新人目線…クローズドクエスチョンで上司に聞く

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14時、休憩後、先行研究からのヒントということで「Scaffoldingスキャホ」の概念と手法を紹介しました。

そのうえで、下記問いについて、意見交換して頂きました。

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3.スキャホの例

・情報共有週1回で軌道修正している、振り返り
・スケジュールに余裕を設けて、相談しやすいようにしている
・今いいですか?のタイミングではまずいので、早め早めに
10分でも相談を受けるようにする
・マニュアルづくり


チャットツールで「会議中」だと送りにくい。いつでも聞いていいよ、だとうれしい。

・朝会、夕会は必ずやっている。夕会をやると残業時間が明確になる。
・日報を書かせていて、メンターが自由にコメントする。仕事の疑問、プライベート面での疑問もやりとりできる。
・組織ネットワーク型スキャホ、社内仲人をやるといいと思った。誰が何の役割の見える化。
・新入社員にツールの説明。
・チャット、ツールの説明。制限するのは受けての問題だから、どんどん送っていいよ。
・チャットツールは読み飛ばすもの。何度もメンションしましょう。
・わからないものが文面に起こせない。Web会議起こして、聞く。
・常時接続、ミュート、ビデオ停止でおこなう。

要件定義を明確化。
・トレーナー、トレーニーのやりとりの回数
・トレーニーが溜め込まないようにする
習慣的に話す場を用意する。雑談をする場。
・言語化のサポート
・タスクの優先順位、バラシをする
雑談をする場
・チャットチャンネル
・timesチャンネル
・問題を拾う場になったりする
・積極的に拾う人がいる
インプットの仕方
・解決方法(本など)を紹介したりする場にもなる
・社内勉強会の録画によっても紹介しやすい 
・社内勉強会の運営、ファシリテーションをお願いすることによって、目線が変わる
・貢献している実感もある
学び方に関して、インプット/アウトプット好きに2種いる
Trelloによるやっていることの可視化
・やっていること、進捗が見える

・人脈マップがいいなと思った。
その人が何が得意なのか分からないことが多いため。
・無意識に指導ベーシック型スキャホとして自分の仕事のやり方を見せていた
・子供が保育園やらないうちからやらせるのではなく、まずはやる気にさせて少しづつハードルを上げて行くのがすごく効果的だと思った。
本人のやる気も高まっていく。子供がいいお手本だなと思った。
・新入社員で控えめなことが多い。
本当にやりたい気持ちでやってくれているのか、見極めが難しい。
・オンラインコミュニケーションスキャホが欲しい!
先輩社員とチャットで会話をする時にどういう距離感で会話したらいいのか分かりづらい。

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14時50分、ふり返りの時間を取ります。

4.学んだこと気づいたこと

リアルだと質問しやすいものが、リモートになると一気に障壁が高くなることに改めて気づきました。その土台は信頼だと思いつつも、新人でも質問しやすい環境づくりを工夫しなくてはと思いました。新人には毎朝10分程度でも仕事の確認のためのZOOMをやるのは使えるなぁと思いました。

OJT受ける側は、業務外のコミュニケーションを望んでいることに気がついていなかったので、気がつけた。
人脈マップの共有ができていなかった。新人が誰に聞いたらいいかわからなくて止まってしまうことが多いと思うが、それができていれば新人も助かるし、OJTや直上司へ質問が集まってしまう負担が減る。

・言語化の大切さ
・チャットコミュニケーションの難しさ
・クローズドクエッションの大切さ
・オンラインでのスキャホを整理する
・スケジュールを開けて相談の余裕を持たせる
・安心→信頼、よそ者でも信頼する

新人側がメンバーの人間性や距離感を掴めていない状況で、色々な人と会話・相談ができる環境をいかに構築するかが重要だと感じました。「質問しづらい」「話しかけづらい」といった感情を緩和してあげるような仕組みづくり(ツールの活用など)や配慮(指導側が少しくだけた雰囲気をつくるなど)があるといいのかなと思います。

気づいたこと
・社内勉強会の運営が、組織市民活動に該当すること
・コミュニケーションの往復を減らすもの、往復しやすくなるもの切り口

・新人も困っている
・先輩・上司も困っている
・そういう意味ではみんな初めての経験
・変な遠慮より、「同士」
・会えないからこそ遠慮はなく、相手を思いやる気持ちを大事にして
・リアルにオンラインを活用するではなく、オンラインが前提になる
 オンラインがベースにあって、それにリアルが付加価値となる時代
・信頼をつくるには、本音でぶつかること
 相手を知ろうとするにはまず自己開示

同業種の方や若い方の色々な意見を聞きとても勉強になりました。同じ会社では同じような意見しか出てこない事もあるので、こういったコミュニケーションが出来た事がとても有難かったです。また人事の仕事について数ヶ月なので分からない事が多々あり、今日初めて聞いた言葉などもあり勉強になりました。今日学んだ事を糧に今から実践してみようかと思います。

スキャホルディングという考え方自体を知らなかった。
実際にOJTでうまくいっていないケースが起きているので、より丁寧に「やってもらい、それを見る」という流れを実施したい。
たくさんの社員と会話して、社内の仲人(ネットワークのハブ)になろう!と思った。

今日はありがとうございました。
皆様の様々な状況をうかがい、真似させていただきたいことがたくさんありました。
スキャホの種類について、無意識のうちにスキャホができていることもあれば、まだまだ意識的にやっていかなくてはならないこともあると感じました。
特に、OCBリストの作成、α反ゥ優奪肇錙璽型スキャホの人脈マップの共有については、さっそく社内で共有し、実施していきたいと思います。

・オンライン環境へ対応するためには、組織力の強さ(何を言っても大丈夫な雰囲気がある、など)が影響しそう。
・オンラインでのOJTではローコンテクストが重要(ex.「いつでも質問していい」と明文化する)
・とはいえ、明文化したことが建前か本音なのか?と新人は疑ってしまう(明文化=>浸透のブレークスルーは簡単ではない?)

・若手に組織貢献(会社に貢献)できる仕事を探して渡してあげる(できれば業務外)。
 Ex新人同士の勉強会
・OJT@オンラインではなくオンラインにあったの仕事自体の見直しも大事
・「信頼」→「学び(スキャホールディング)」→「チャレンジ」であり信頼構築の経験がっ重要か?

先輩社員の方も手探りの状態で行っていると分かり、自分だけが不安なのではないと分かって安心しました。先輩社員からのスキャホを待つだけではなくて、自分からもよい研修にするためにスキャホを発信していこうと思いました!今日学んだことを社内に持ちかえります!ありがとうございました!

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最後に、アンケートにご協力頂きました。

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ご参加くださった皆さん、支援して下さったLF林さん、チーム山王のKazuma、かな、ありがとうございました。(風間さん、レポート、楽しみにしています!)

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●風間さんが作成してくれたレポート(ありがとうございます!)
  レポート(PDF)を見る

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●中原先生のブログ

【無償公開】ノーミーツ時代(No Meets:逢えない時代)のOJTの効果を高めるための実践知共有会の報告書を大公開! (中原先生、ありがとうございます!)

http://www.nakahara-lab.net/blog/archive/12097